Come abbattere il rischio d’errore con la costruzione di processi

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Cosa troverai in questo articolo?

Il segreto per abbattere il rischio di errore? La costruzione di processi, organizzati e snelli. Leggi l'articolo e scopri come applicarli alla tua azienda.
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Contenuti dell'articolo

Ciao, imprenditore!

Per il contenuto di oggi, abbiamo deciso di dedicarci ad una spiegazione approfondita relativa alla costruzione di processi aziendali. 

E, nello specifico, a come questi possono darti un aiuto concreto ad abbattere il rischio d’errore

Al termine di questo articolo, capirai perché sono fondamentali e come potranno aiutarti a migliorare la tua attività. 

Processi aziendali: tutto merito di Ford?

Tranquillo, imprenditore. Questa non è una lezione di storia. Vogliamo più che altro fare una breve riflessione iniziale su Henry Ford, l’ideatore della catena di montaggio

Fu un’idea rivoluzionaria: ideò un processo di assemblaggio che riuscì non solo a ottimizzare il lavoro degli operai, ma anche a renderlo estremamente efficiente. I tempi di produzione furono ridotti notevolmente e i guadagni, ovviamente, aumentati. 

Nonostante il dubbio aspetto etico (ma non è questa la sede per parlarne), la novità consentì un miglioramento generale delle performance dell’azienda Ford e delle altre che furono costrette, per stare al passo, ad adottarlo. 

Ora, i tempi sono decisamente cambiati. Ma il principio alla base è lo stesso: avere un processo organizzato è il vero segreto per migliorare le prestazioni della propria attività. 

Tutto il sistema economico si basa sulla creazione di processi. Ormai, è un dato di fatto. Ma come puoi tu applicare questo sistema alla tua attività?

Come funziona per le PMI?

Puoi pensare che quello che ti raccontiamo vale solo per le grandi aziende. Ma non è così. 

Un esempio, in tal senso, è costituito dal McDonald’s. Oggi è vero, è una grande azienda. Un colosso del fast food. Ma all’inizio? Non è sempre stato così. Non si nasce “giganti”. Si diventa! E puoi diventarlo anche tu.

All’inizio, McDonald’s era semplicemente una piccola paninoteca. Sconosciuta ai più, nasce come un chiosco di hot dog ad Arcadia, in California. 

Il successo arriva quando Ray Kroc (ti ricordi il film The Founder? Racconta proprio la sua storia), un venditore di frullatori, fonda una società denominata “McDonald’s Systems, Inc.” e facilita l’apertura di altri ristoranti, mediante la formula del franchising. Nel 1955 apre il primo ristorante della nuova compagnia e, nel 1967, il primo fuori dagli USA. 

Ma qual è stata la vera rivoluzione? L’idea geniale che ha portato a tale successo?

Ray Kroc ha applicato l’idea di un processo strutturato nella realizzazione dei panini. Chiunque lavori in un ristorante, sa bene che oltre alla pulizia, la prima regola in cucina è l’organizzazione. 

Questa è stata l’intuizione di “The Founder”: l’applicazione di un processo nella creazione di un panino. Tutti i prodotti del McDonald’s, indipendente dal punto vendita, sono realizzati allo stesso modo: i singoli panini hanno il medesimo numero di ingredienti (due fette di cetriolo nel Bic Mac, ad esempio) e lo stesso tempo di cottura.

Ogni dipendente della catena di fast food ha un preciso ruolo: c’è chi crea il panino, chi cuoce le patatine, chi si occupa della cassa. 

Quello che ora può sembrarti un fatto scontato, negli anni ‘50 ha determinato il successo di una piccola attività, come la tua.

Il resto, è storia. 

Dai processi singoli a quello generale

Molte attività continuano a dare importanza più ai processi dei singoli dipartimenti, senza invece porre attenzione a quello generale. 

Questo è quello che si definisce effetto silo: si pone il focus su dipartimenti specifici e non si pensa che ciò che è meglio per un singolo compartimento non sempre è positivo per il raggiungimento dell’obiettivo finale dell’azienda. 

Cambiare punto di vista e guardare al benessere generale dell’attività è la scelta migliore. 

Ma come applicare concretamente questa visione? Il segreto è l’organizzazione dei processi, partendo da un’analisi generale che definisce qual è il reale obiettivo dell’azienda. 

Questo modus operandi comporta un’ottimizzazione del lavoro dei singoli ed una decisa riduzione di errori, oltre che di spese e tempistiche superflue. Bisogna partire chiaramente dall’alto, con la formazione e la sensibilizzazione di te imprenditore e di quei collaboratori che, come te, sono coinvolti nella parte decisionale. 

Per poi passare, così, alla definizione dei singoli processi. Bisogna capire quali sono quelli necessari alla realizzazione dell’obiettivo finale. 

Per ognuno dei processi, devono essere individuati:

  • descrizione del processo
  • obiettivi
  • definizione delle attività
  • gli indicatori e i KPI di riferimento 
  • punti critici, possibili errori a cui fare attenzione
  • i destinatari, come clienti o progetti interni
  • i responsabili del processo

Una volta stabilito il tutto, è necessario comprendere come far interagire questi processi tra loro. Individuare le connessioni e capire come renderli fluidi e compatibili. 

Dopo aver attivato i processi, lo step successivo è tenerli sotto controllo. Analizzarne l’andamento può essere un modo concreto per rendere più semplice capire, al termine degli stessi, se sono stati funzionali o meno. 

A te imprenditore spetta questa parte, ma non solo: ciò che ti consigliamo è di coinvolgere i tuoi collaboratori nella definizione dei processi e chiaramente dar loro la formazione necessaria a supportare questa tipologia di lavoro. 

Ti sembrerà complicato, ma puoi rassicurarti: una volta stabiliti i processi e compreso a fondo il funzionamento di questo modus operandi, sarà tutto in discesa. E quando guarderai i risultati, ti chiederai solo perché non hai applicato questo sistema prima. 

Non ne sei ancora convinto? Abbi un altro po’ di pazienza e leggi fino in fondo questo caso studio. 

Il caso Taco Bell

Taco Bell è una catena statunitense di fast food. I manager sono stati spinti a riorganizzare i processi dell’azienda per i seguenti motivi:

  • una struttura confusionaria del personale
  • conseguente disorientamento rispetto ai singoli ruoli
  • una eccessiva formalizzazione delle procedure
  • insoddisfazione dei clienti.

Per risolvere tali problematiche, sono state prese le seguenti misure: innanzitutto, è stata modificata la vision dell’azienda, rendendola più forte e chiara. Il nuovo obiettivo era quello di diventare “i giganti del fast food”. 

Si decise di fare efficienza su tutti i processi aziendali, preservando sempre la qualità del cibo. L’attenzione fu dunque posta ad una cosa: l’estrema soddisfazione del cliente. 

Non solo buon cibo, ma anche ristoranti adeguati: furono così modificati gli spazi dei singoli locali, con il 70% dedicato ai clienti e il 30% alle cucine. Il cibo non veniva più prodotto in ogni ristorante, bensì preparato in altri locali e poi trasportato nei singoli punti vendita. Una decisione che rese l’attività estremamente efficiente

In più, furono riformulati i processi relativi al rapporto con i clienti. Per soddisfarli, non bastava il buon cibo, ma anche un ambiente pulito e un servizio rapido. In questo modo, l’attività è stata resa ancora più efficace

Venne poi introdotta la figura del Market Manager, un responsabile che aveva sotto il suo controllo più ristoranti. Il suo compito, oltre che garantire il rispetto delle misure dette in precedenza, era anche quello di formare il personale, condividere la vision aziendale e fare in modo che chiunque lavorasse per la soddisfazione del cliente, piuttosto che per quella dei propri superiori. 

Nulla di così complesso, vero? Beh, in questo modo tutti i problemi che erano stati individuati sono stati risolti.

E il rischio d’errore abbattuto, grazie alla presenza di una struttura solida, snella ed estremamente organizzata. 

Questa trasformazione è stata possibile anche grazie all’avvento della tecnologia. La figura del Market Manager bada al personale e ai singoli locali, mentre la direzione e i manager ne controllano l’operato grazie all’accentramento delle informazioni. 

Costruzione di processi aziendali e le nuove tecnologie

Prima abbiamo parlato di Ford, ma è chiaro che da allora le cose sono cambiate. Abbiamo conosciuto un enorme balzo in avanti a livello tecnologico. Molti processi sono diventati digitali. 

Ma soprattutto, alcuni processi possono essere automatizzati. In che modo? Tramite il CRM. Il customer relationship management, che può essere impostato per automatizzare anche alcuni processi della tua azienda e migliorarne, così, le performance.

Il massimo dei risultati, con il minimo degli sforzi.

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