Coronavirus, smart working e privacy possono andare insieme?

Cosa troverai in questo articolo?

In questo periodo stiamo tutti lavorando da casa. In questo articolo ti daremo alcuni consigli per assicurarti che i tuoi dati aziendali rimangano al sicuro.
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Contenuti dell'articolo

L’emergenza sanitaria e i provvedimenti del Governo ci hanno fatto, giustamente, correre verso soluzioni aziendali più snelle: il lavoro agile, o smart working.

E, diciamocelo pure, dobbiamo sentirci grati e fortunati se rientriamo in quelle categorie di aziende che possono continuare la loro produzione senza significativi cali o cambiamenti introducendo, tra l’altro in fretta e furia, il lavoro da remoto.

Della macrocategoria “aziende in smart working” possiamo individuare almeno tre sottocategorie:

  • Le aziende che erano già pronte: avevano preventivato l’ipotesi del lavoro da remoto e avevano stilato la documentazione necessaria, predisposto hardware e software e magari avevano anche già formato i propri dipendenti e collaboratori sul lavoro da remoto e sul mantenimento della sicurezza dei dati.
  • Le aziende che erano quasi pronte: magari hanno un business continuty plan che indica alcune cose, o avevano delle vpn predisposte…o magari i dipendenti erano già dotati di device aziendali; tutto, però, un po’ alla rinfusa: senza formazione specifica, senza un’intera procedura istituita, insomma, con qualche “buchetto” l’hanno lasciato.
  • Le aziende che sono state colte di sorpresa, dove la scena è più o meno questa: ognuno lavora da casa con la propria connessione, i propri device, nessuna particolare protezione per tutti i dati dell’azienda, che viaggiano bellamente da una postazione all’altra rimanendo, magari, salvati sui vari computer personali.

Ora, se rientri nel primo sottogruppo chapeau, davvero, smetti pure di leggere perché sei sicuramente pianamente in regola e certo non hai bisogno di consigli pratici per migliorare la situazione.

Se, invece, fai parte di una delle altre due categorie, allora continua a leggere.

Voglio darti alcuni consigli pratici e immediatamente applicabili per:

  • Salvaguardare i tuoi dati aziendali
  • Sensibilizzare i tuoi collaboratori (e te stesso) per una corretta gestione del lavoro

Ora, ci sono migliaia di modi di lavorare in smart working, e di conseguenza altrettante situazioni che presentano diverse criticità.  

Voglio condividere con te alcune buone prassi che ti mettono al riparo dai rischi più comuni.

Utilizza un cloud sicuro per i tuoi dati

Esistono moltissimi cloud in cui salvare i dati dell’azienda, accessibili sia online che offline.

Perché dovresti usarne uno?

Semplice:

  • in primo luogo, è più semplice da gestire che un server proprio (a meno che la tua attività non lo richieda);
  • ti mette al riparo dal viaggio costante di dati da una mail all’altra che può facilmente perdersi, pervenire ad un destinatario errato,
  • puoi evitare che i dati vengano salvati in locale su dispositivi che sono decisamente più vulnerabili
  • puoi affidarti alla sicurezza delle compagnie che offrono questo servizio, certo, è tuo onere assicurarti che offrano una adeguata sicurezza, ma in giro ci sono molte offerte più che valide (ad esempio Google e Microsoft).

Utilizza un buon sistema antivirus

Per preservare gli strumenti di lavoro, è fondamentale avere un antivirus valido e aggiornato, su tutti gli hardware che vengono utilizzati per lavorare.

Utilizza device aziendali

È importante che i tuoi dati non vengano dispersi in device di cui non hai il controllo.

Se questo non è possibile, assicurati di fare un accordo con i tuoi collaboratori chiaro, completo in cui si individuano i dati da trattare e in che modo essi devono essere trattati con istruzioni quanto più possibile specifiche.

Dedica delle ore alla formazione

Ci sono una serie di accortezze che i tuoi collaboratori dovrebbero tenere mentre lavorano da casa:

  • salvare i file nei posti giusti assicurandosi che non rimangano nel computer
  • utilizzare password efficaci senza rivelarle in casa
  • utilizzare un utente sul pc dedicato al lavoro (soprattutto se il computer viene utilizzato anche da altre persone)
  • impostare il blocco schermo con password
  • cancellare ogni file non necessario

Oltre a questo, dovrebbero ricevere una formazione specifica per la gestione della privacy in questo particolare contesto lavorativo.

Crea un processo dedicato alla lavorazione in smartworking

I processi sono fondamentali per ottimizzare il lavoro in azienda e per garantirne la sicurezza, lo sono ancora di più quando i tuoi collaboratori lavorano a distanza.

Per quanto riguarda la cura della privacy, questo è il momento giusto per impostare un processo di cura e gestione dei dati che ti metta al riparo dai numerosi rischi che ci sono nella gestione giornaliera, condividendolo con i tuoi collaboratori.

Per rendere un processo efficace, infatti, è assolutamente necessario che tutti lo conoscano, lo condividano e lo applichino.

Preservare l’azienda da una perdita di dati importanti o dalla loro malagestione è fondamentale: proprio adesso che non si è entro le mura aziendali, il rischio è decisamente più alto e le conseguenze possono essere davvero problematiche!

Questi sono alcuni consigli e indicazioni per lavorare al meglio in smart working, ma niente può sostituire una consulenza personalizzata.

La cosa migliore è avere un buon consulente IT e un buon consulente privacy che possano lavorare insieme e dare tutte le indicazioni necessarie al tuo caso specifico. Se hai dei dubbi o vuoi chiederci qualche consiglio, compila il form qui sotto 😉

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