I vantaggi dell’automazione dei processi di routine in azienda

vantaggi dell’automazione dei processi di routine in azienda

Cosa troverai in questo articolo?

L'automazione dei processi di routine comporta diversi e notevoli vantaggi: leggi l'articolo per scoprire come applicarla e come può aiutarti ad evitare confusione e disorganizzazione.
Condividi su facebook
Condividi su linkedin
Condividi su whatsapp
Condividi su telegram
Condividi su email

Contenuti dell'articolo

Ciao, imprenditore!

Il tema di oggi è davvero interessante. Ti racconteremo di tutti i vantaggi che puoi avere automatizzando i processi di routine nella tua azienda.

Spesso ci concentriamo sui processi di marketing, di acquisizione e mantenimento dei clienti, sono sicuramente i più sexy!

Ma non sono gli unici, al termine di questo articolo capirai come recuperare tempo e soldi rendendo automatici anche alcuni processi all’interno della tua attività. Processi dunque che coinvolgono non solo i tuoi clienti, ma anche i tuoi collaboratori, dipendenti e partner. 

Non vedi l’ora di scoprirli, vero?

Bene, iniziamo subito!

Processi aziendali interni ed esterni

Prima di entrare nel vivo della questione, vogliamo porre la tua attenzione su un elemento fondamentale: la distinzione tra processi interni ed esterni. 

Quando parliamo di processi aziendali esterni, facciamo riferimento a tutti quelli che coinvolgono i tuoi clienti. Che sia una email di benvenuto, la richiesta di un feedback, o un semplice messaggio promozionale. 

I processi interni riguardano invece tutti i flussi comunicativi e organizzativi che avvengono all’interno della tua attività. Il coordinamento tra vari reparti, ad esempio, che spesso è fonte di difficoltà o incomprensioni, soprattutto se non è ben organizzato. 

Quante volte ti è capitato di dover evitare accoltellamenti tra l’amministrazione e i commerciali? Oppure tra il back office e gli operativi?

Immagina quanto tempo ti ci vorrebbe poi per ripulire tutto! Non è sicuramente il caso…

L’automazione di entrambe le tipologie può condurti verso un decisivo miglioramento organizzativo e, di conseguenza, un risparmio economico e temporale.

E… verso la sopravvivenza dei tuoi dipendenti, morale e fisica!

Lo strumento migliore per fare questo, caro imprenditore, è usare una piattaforma, ovvero un CRM. Vediamo in che modo.

CRM e processi esterni

Per raccontarti come l’automazione dei processi verso l’esterno può migliorare concretamente la tua azienda, ti faremo degli esempi. 

La mail di benvenuto

Ti raccontiamo ora di un caso studio, riguardante un’azienda che si chiama Lovethesign. 

Probabilmente già la conosci. Si occupa della vendita di oggetti di home design. 

L’azienda, grazie all’integrazione tra la piattaforma (il CRM) e il proprio ecommerce, è riuscita ad incrementare le vendite e a migliorare le proprie performance. 

Ma ciò che è realmente interessante per il nostro articolo, è il caso relativo al flusso delle email di benvenuto, uno dei processi di “routine”, indispensabile per un ecommerce. 

Lovethesign invia la prima email di benvenuto entro 24 ore dall’iscrizione di un utente. A tre giorni di distanza, viene inviata un’ulteriore email, dove si incoraggia l’utente a far conoscere il sito agli amici tramite l’invio di coupon (dedicati a entrambi). 

Se entro sette giorni non viene effettuato un acquisto, viene inviata un’ulteriore email nella quale l’utente troverà un codice sconto, di durata limitata, con una selezione dei “best seller” delle categorie.

Questa automazione, si fonda su due aspetti principali:

  • un utente appena iscritto è più reattivo alle comunicazioni che gli vengono inviate; per questo, la presenza di codici sconto è davvero fondamentale;
  • tramite il comportamento dell’utente a seguito di queste email, prontamente tracciato dal CRM, è possibile impostare le future campagne; per intenderci: se un utente trascorre del tempo navigando all’interno della sezione dedicata alle sedie, sarà molto probabilmente interessato più a quel prodotto che al resto e, di conseguenza, saprai che, in quel caso, devi puntare a quel prodotto (ma il CRM lo farà al posto tuo!). 

In numeri? Così facendo, Lovethesign ha:

  • +8% di tasso di conversione grazie alla mail di benvenuto
  • +12% di tasso di conversione grazie alla email del primo acquisto (quella dopo i 7 giorni, per capirci)
  • +300% di utenti molto attivi rispetto alle medie di settore.

Chiaramente l’esempio che ti facciamo qui è semplice e lineare, ma il grado di evoluzione e complessità per includere tutte le varianti del tuo caso specifico è virtualmente infinito.

Sappiamo bene che non tutti i clienti sono uguali, non a tutti vengono fatte le stesse offerte e non a tutti si parla degli stessi argomenti.

La richiesta di feedback

Un’altra azione piuttosto comune è la richiesta di feedback. Per farti capire quanto sia importante automatizzare questa, ti faremo un altro esempio, utilizzando una start-up lanciata da Futuria Marketing: ScattoPro

ScattoPro è un servizio di fotografia professionale, dedicato a coloro che vogliono curare la propria immagine sul CV e sul web.

Non è questa la sede per spiegare tutte le automazioni che abbiamo impostato per questo progetto (ci torneremo un’altra volta). Credici, ci abbiamo perso il sonno! Ma al termine del tutto, abbiamo praticamente dimezzato il tempo e le risorse da dedicarci, perché la piattaforma fa quasi tutto al nostro posto. Quindi… ne è valsa la pena. 

Tra i processi impostati, c’era anche quello relativo alla richiesta del feedback. Tutti i processi automatizzati prevedono l’inserimento manuale di alcune condizioni: in questo caso, dobbiamo inserire la data dello shooting, poiché l’appuntamento viene preso in via telefonica. 

Al CRM, poi, abbiamo detto di inviare una mail, dopo 24 ore dall’appuntamento, dove invitiamo l’utente a valutare il nostro servizio.

In questo modo aumentiamo la soddisfazione dei clienti e raccogliamo preziosi feedback sul nostro servizio per continuare a migliorare e per convincere poi i successivi lead. Tu invece riesci a fare follow up a tutti i tuoi clienti? Sempre? E sempre entro 24 ore dall’acquisto?

Immagina di doverlo fare manualmente: quante sveglie / notifiche dovresti impostare per ricordartene?

Così, siamo sicuri che la richiesta gli arriva in un tempo giusto, gli lasciamo “spazio” ma siamo sicuri che di certo non si sarà dimenticato di noi.

Dopo, è prevista un’ulteriore automazione, basata sulla tipologia di feedback. L’utente ci lascia la recensione tramite la compilazione di un modulo online. Noi utilizziamo Typeform (esiste anche una versione base gratis, ma ci sono anche tante altre alternative). 

Al CRM abbiamo detto di inviare due tipologie diverse di email a seconda della natura della recensione. Chiamiamole Mail A e Mail B.

Questo operatore utilizzato si chiama “if/else”: se (if) il punteggio inserito nella recensione è superiore a 4 stelle su 5, il CRM invia la Mail A. Se il punteggio è inferiore, invia la Mail B.

Immagine dell'automazione
Immagine dell’automazione

Figo, vero?

Iscriviti e, nell’area download, troverai un approfondimento su altre automazioni costruite dal Futuria Team!

CRM e processi interni 

Ora capiamo insieme come le automazioni tramite il CRM possono migliorare anche i processi interni alla tua azienda. Procediamo sempre con un esempio. Ti raccontiamo di un altro nostro progetto, Suitstay

Suitstay si occupa dell’affitto di stanze e case a Milano, per capirci lo puoi immaginare come un Airbnb, non per i turisti, ma per gli studenti che devono alloggiare in città almeno per qualche mese. Abbiamo automatizzato alcuni processi interni con lo scopo di ridurre, quanto più possibile, le comunicazioni “manuali”.

Per capirci meglio: una volta che si rende disponibile una nuova stanza, è necessario avvisare vari collaboratori e dipendenti.  

Una volta che una stanza viene inserita, il CRM è stato impostato per inviare automaticamente più email: 

  • una che deve avvisare il collaboratore che si occupa dell’inserimento
  • un’altra che, invece, deve avvisare il fotografo che si occupa delle immagini dell’appartamento
  • una mail è per l’amministrazione che deve registrare la transazione
  • ancora una per il nostro customer care che può dare conferma al proprietario dell’avvenuta pubblicazione
  • e infine una che notifica agli studenti che cercano casa in quella particolare zona che c’è un nuovo appartamento disponibile

Così facendo, tutti sapranno subito che è disponibile una nuova stanza e tutti potranno organizzare al meglio il proprio lavoro.

Ma non finisce qua, tutte le informazioni riguardanti l’appartamento vengono inserite una volta solamente grazie a un form creato ad hoc e vengono poi registrate automaticamente nel nostro database, il che ci permette di avere dati affidabili, sempre aggiornati e standardizzati che provengono da un’unica fonte per tutti i reparti… quindi addio file excel doppi, tripli e quadrupli, senza nessun campo univoco.

Come puoi capire, questo ci aiuta tantissimo non solo a stringere i tempi, ma soprattutto ad evitare confusione e disorganizzazione. Il collaboratore che si occupa dell’inserimento non dovrà contattare manualmente il fotografo né viceversa.

Tutti potranno organizzarsi, sin da subito ed in modo autonomo, circa lo svolgimento delle proprie mansioni.

Il bello è che in tutto questo, lo sforzo nella gestione del lavoro è minimo perché è incentrato tutto in fase di analisi, costruzione e automazione del processo. Certo, è uno sforzo complesso ma, al netto della costante ottimizzazione, lo si fa una volta sola.

Le automazioni tramite il CRM sono complete, sicure, istantanee. Una volta impostato, sarà completamente in grado di gestire tutti i processi interni, senza che i diretti interessati debbano far nulla. Nulla, ovviamente, se non svolgere il proprio lavoro. 

Immaginiamo che hai un ecommerce online. Un cliente acquista un prodotto e il CRM avvisa istantaneamente tutti i reparti interessati: dall’amministrazione che deve emettere la fattura a te imprenditore che vuoi tenere sotto controllo le vendite. 

Il tutto è talmente organizzato da darti un altro, ulteriore, grandissimo vantaggio: avrai un database unico dal quale potrai reperire tutte le informazioni di cui hai bisogno. In qualsiasi momento.

Puoi dire addio ai tempi in cui dovevi contattare più e più volte i tuoi dipendenti per sapere qualcosa. Puoi dire addio alle lunghe attese di report vari. Con il tuo CRM, avrai accesso a tutti i dati, costantemente e automaticamente aggiornati. 

Facciamo ancora un altro esempio. Hai un’attività che coinvolge due città, Milano e Torino. 

Al CRM possiamo dire: se l’articolo viene venduto a Milano, avvisa la sede di Milano. Se l’acquisto si effettua a Torino, avvisa la sede di Torino. 

Questo è un semplicissimo esempio per farti capire il funzionamento e l’importanza di questo strumento. Ma sappi, caro imprenditore, che le automazioni possono essere tantissime e anche molto, ma molto, complesse. 

Ci sono anche altri strumenti che puoi utilizzare per impostare queste automazioni. Ma il CRM è il più completo, dal momento che ti permette di effettuare anche altre azioni al suo interno. Dall’invio delle email al controllo dei flussi di acquisto. 

Ti abbiamo un po’ stuzzicato, vero?

Ora corri a evitare l’ennesima pugnalata in ufficio e poi scrivici per farci sapere cosa ti è venuto in mente.

Iscriviti alla newsletter, così potrai essere aggiornato su tutti i nuovi contenuti che pubblicheremo. In più, a breve, renderemo disponibile un corso sulle automazioni destinato alle piccole e medie imprese.

Non vorrai mica perdertelo?

Iscriviti alla newsletter

Scopri altri articoli simili...

Condividi su facebook
Condividi su linkedin
Condividi su whatsapp
Condividi su telegram