L’importanza dei processi nell’organizzazione del lavoro del tuo team

importanza dei processi nell'organizzazione del lavoro del tuo team (1)

Cosa troverai in questo articolo?

L'unico modo per imparare è commettere errori, soprattutto quando si decide di essere imprenditori. Leggi la mia esperienza e scopri come ho imparato, sulla mia pelle, l'importanza di processi strutturati nella gestione di un team.
Condividi su facebook
Condividi su linkedin
Condividi su whatsapp
Condividi su telegram
Condividi su email

Contenuti dell'articolo

Ciao imprenditore, 

sono Fabrizio, CEO di Futuria Marketing. 

Oggi, voglio parlarti di un argomento che ritengo fondamentale: l’organizzazione del lavoro del tuo team mediante la creazione di processi

Per farlo, ho deciso di riportarti la mia diretta esperienza. Ho pensato di affrontare questo argomento perché anche io ho commesso un errore: ho sottovalutato l’importanza di un processo strutturato che supportasse il mio team in un determinato lavoro. 

Iniziamo subito!

L’imprenditore e il team: due punti di vista diversi

Ti è mai capitato di notare una “distanza” tra il tuo punto di vista e quello dei membri del tuo team? 

Immagino proprio di si. Ma è del tutto normale. In quanto imprenditore, hai chiaramente un modo di vedere le cose totalmente differente rispetto ad un tuo collaboratore. 

Ma il sistema funziona anche per questo. Possiamo dire che è una questione di “ruoli”: ognuno ha il suo e ognuno deve fare ciò che può per consentire agli altri di lavorare nel migliore dei modi. 

Il collaboratore ha il dovere di dare valore alla tua PMI, facendo del proprio meglio, che sia un marketers o un operaio manuale. 

Tu, imprenditore, hai il dovere di garantire le migliori condizioni di lavoro possibili ai tuoi collaboratori, in modo da indurli a operare bene e, di conseguenza, far crescere la tua attività.

Nel corso della mia esperienza da imprenditore, ho incontrato alcuni ostacoli di natura decisionale e organizzativa, che hanno in qualche modo minato il lavoro del mio team. 

Voglio parlartene per un semplice motivo: perché ho scoperto che sono errori a cui è davvero semplice porre rimedio. Tutto ciò che basta è l’abitudine ad organizzare il lavoro mediante un processo, preciso e strutturato. 

Se non strutturi le attività del tuo team in questo modo, andrai incontro a varie problematiche, tra cui il loro disorientamento. 

Non ti è mai capitato che qualcuno ti chiedesse: e ora cosa devo fare? Qual è l’urgenza?

Ecco, questo capita quando non esiste un processo alla base del lavoro del team.

Costruire un processo: il caso Futuria Marketing

Il mio team ed io abbiamo approfittato di un momento così difficile, come quello della pandemia COVID-19, per effettuare un rebranding della nostra agenzia, dando vita così a Futuria Marketing

Dopo i primi step fondamentali, come la creazione del sito web, siamo passati a ideare una strategia di comunicazione online. Per la quale, ovviamente, è necessaria la produzione di un certo quantitativo di contenuti. 

Il mio errore, nell’organizzazione di questa specifica parte, è stato quello di dare per scontato che tutti sapessero cosa fare e in che ordine.

Capiamoci, caro imprenditore: so bene quali sono le competenze di ogni singolo membro del mio team. E ogni singolo membro sa qual è il suo ruolo specifico. 

Infatti non ho avuto problemi nella creazione e nell’assegnazione delle task. Ma non è bastato. 

Non è stato un problema di ruoli. Quanto piuttosto, un problema di coerenza comunicativa. E soprattutto di flusso del lavoro. 

Ognuno sapeva benissimo cosa fare. Nessuno, però, in che momento doveva farlo. 

Così, ho pensato alla costruzione di un processo, chiaro e strutturato, che potesse renderci tutti capaci di creare contenuti coerenti, in tempo per consentire all’altro di proseguire con il lavoro e, soprattutto, che tutti potessero esprimere al meglio la vision di Futuria Marketing. 

Coerenza dei contenuti

Il primo passo è stato quello di far capire a tutti i membri del team l’obiettivo dei contenuti e, più in generale, della nostra strategia comunicativa. 

Spesso, un imprenditore si chiude nel suo ufficio e, soprattutto, nei suoi pensieri, non condividendo la propria visione aziendale con i collaboratori. 

Questa non è una strategia vincente. Il tempo dei grandi manager, impegnati a dare “ordini” ai propri dipendenti, senza spiegar loro il perché e il per come, è ormai un ricordo lontano

I professionisti oggi hanno molte competenze, non solo una specifica.

Competenze che lo rendono competitivo sul mercato del lavoro e, di conseguenza, in grado di fare più cose. E questo vale anche per noi imprenditori, che non ci limitiamo più a “comandare”, ma partecipiamo attivamente al processo lavorativo concreto

Questo per farti capire che non è più possibile dire cosa fare, senza spiegarne il motivo. Perché così facendo, si rallenta il lavoro, si peggiora il risultato ed il lavoratore non sarà in grado di dare il massimo. 

Risulta dunque fondamentale includere i propri dipendenti nei propri pensieri, renderli partecipi e condividere con loro le proprie elucubrazioni. 

Spiegando loro, in modo chiaro, qual è l’obiettivo a cui vuoi arrivare. Solo così, ogni professionista che collabora con te avrà chiaro, fin da subito, come deve svolgere la propria attività. 

Flusso del lavoro

Il flusso di lavoro nella creazione dei contenuti è stato un altro aspetto che ho sottovalutato. Ho dato per scontato che ognuno potesse procedere alla creazione del contenuto di riferimento senza, invece, riflettere sul fatto che spesso e volentieri i miei collaboratori necessitano gli uni degli altri per svolgere la propria attività

Si tratta di un aspetto estremamente organizzativo, anche molto semplice da risolvere. 

Bastava creare, infatti, un processo strutturato, che ho definito tramite un diagramma di sequenza

L'importanza dei processi nell'organizzazione del lavoro del tuo team 1
Iscriviti e potrai scaricare il file completo nella tua area download!

Come puoi notare, ho stabilito il ruolo che ogni membro del team doveva avere nella creazione del contenuto e l’esatta successione delle azioni dei singoli. 

In questo modo, Wondercopy sa quando deve svolgere il proprio compito ed anche io. I tempi sono definiti mediante le task, la successione mediante invece questa semplice immagine (creata con Powerpoint). 

Risolvendo queste due problematiche, ho:

  • velocizzato il lavoro di ognuno
  • reso più chiara, ad ogni membro del team, la natura della propria attività
  • migliorato il risultato finale.

Tutto questo, creando un processo di lavoro. Facilmente comprensibile ed estremamente organizzato. 

Gli strumenti usati 

Per coordinare il lavoro di ognuno, Futuria Marketing si avvale dell’aiuto di Asana, un programma gratuito. 

Si tratta di un sito web (è disponibile anche l’applicazione) che facilita l’organizzazione del lavoro, mediante l’assegnazione di task. Ognuna delle task, ovvero dei compiti, può essere assegnata a uno o più membri del team, definendo contenuto e scadenza temporale. 

In questo modo, è anche semplice tenere traccia dei progressi dell’attività, oltre che risolvere immediatamente eventuali problematiche che insorgono lungo il processo. 

È la soluzione ideale per te, imprenditore, che vuoi conoscere a che punto è il team nella realizzazione di un lavoro. Ed è la soluzione ideale per i singoli membri del team, che possono così organizzare le proprie attività in base alla mole delle stesse e alla loro scadenza. 

Siamo arrivati alla conclusione del nostro rendez-vous, caro imprenditore. 

Spero che tu possa sfruttare la mia esperienza per evitare di incorrere nei miei errori!

Continua a seguire il nostro blog, per trovare contenuti sempre nuovi e soprattutto utili per aumentare le performance del tuo lavoro e della tua attività. 

Iscriviti alla newsletter

Scopri altri articoli simili...

Condividi su facebook
Condividi su linkedin
Condividi su whatsapp
Condividi su telegram