# Configurare l’automazione per i biglietti da visita

> Segui tre passaggi per preparare calendario, newsletter e assegnatario. Dopo la configurazione ti basterà compilare il modulo.

Autore: Agente Futuria · Pubblicato: 18 settembre 2026 · Lettura: 4 min di lettura

Fonte: https://futuriamarketing.com/supporto/configurare-automazione-biglietto-da-visita/

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L’automazione **Caricamento biglietto da visita** registra nel CRM i dati raccolti durante un incontro e invia automaticamente un’email di follow-up personalizzata.

Prima di usarla devi effettuare una breve configurazione iniziale. Serve per dire al CRM quale calendario utilizzare, quale modulo di iscrizione alla newsletter proporre e a quale utente assegnare i nuovi contatti.

Questi passaggi si eseguono una sola volta. Dopo averli completati, chi usa il CRM dovrà soltanto compilare il modulo: non sarà necessario scegliere un’email, modificare un template o controllare il workflow a ogni invio.

## Prima di iniziare

Prepara queste tre informazioni:

- il link pubblico del calendario sul quale vuoi ricevere le prenotazioni;
- il link del modulo con cui una persona può scegliere di iscriversi alla newsletter;
- il nome dell’utente CRM al quale assegnare i nuovi contatti.

## 1. Salva i collegamenti che il CRM inserirà nelle email

Le email automatiche devono sapere dove indirizzare una persona che vuole prenotare un appuntamento o iscriversi alla newsletter. Per evitare di inserire manualmente gli stessi link in ogni email, Futuria CRM utilizza dei campi salvati chiamati **Custom Values**, cioè “valori personalizzati”.

Puoi immaginarli come due caselle: in una salvi il link del calendario, nell’altra il link del modulo newsletter. I template email leggono automaticamente il contenuto di queste caselle. Se in futuro un link cambia, devi correggerlo soltanto qui.

### Dove si trovano

1. Entra nel tuo account Futuria CRM.
2. Nel menu laterale, in basso a sinistra, seleziona **Impostazioni**.
3. Nel menu delle impostazioni seleziona **Custom Values**. La voce potrebbe essere indicata anche come “valori personalizzati”.
4. Si aprirà l’elenco dei valori già presenti nell’account. Non devi crearne di nuovi.

### Inserisci il link del calendario

1. Cerca il valore chiamato **link\_calendar\_per\_appuntamenti\_principale**.
2. Aprilo in modifica.
3. Nel campo **Value** incolla il link pubblico del calendario sul quale vuoi ricevere le prenotazioni. Il link deve essere completo e iniziare con `https://`.
4. Non modificare il nome **link\_calendar\_per\_appuntamenti\_principale**.
5. Seleziona **Salva**.

### Inserisci il link per l’iscrizione alla newsletter

1. Cerca il valore chiamato **link\_form\_iscrizione\_newsletter**.
2. Aprilo in modifica.
3. Nel campo **Value** incolla il link del modulo attraverso il quale una persona può scegliere di iscriversi alla newsletter.
4. Non modificare il nome **link\_form\_iscrizione\_newsletter**.
5. Seleziona **Salva**.

Hai completato la configurazione dei collegamenti. Non devi inserire questi link direttamente nei template email: sarà il CRM a recuperarli dai due valori appena compilati.

## 2. Configura l’assegnatario dei contatti

L’assegnatario è l’utente del CRM che diventerà il responsabile dei contatti registrati con il modulo. Questa persona comparirà come proprietaria del contatto all’interno del CRM.

Per configurarlo:

1. Nel menu laterale seleziona **Automazioni**.
2. Apri la sezione **Workflow**.
3. Cerca e apri il workflow chiamato **Caricamento biglietto da visita**.
4. Individua l’azione **Add Tag**.
5. Seleziona il simbolo **+** subito sotto questa azione.
6. Cerca e aggiungi l’azione **Assign To User**, che significa “assegna a un utente”.
7. Seleziona dall’elenco la persona che dovrà ricevere i nuovi contatti.
8. Seleziona **Save action** per salvare l’azione.

Anche questa scelta si effettua una sola volta. Se in futuro cambia il responsabile, riapri l’azione **Assign To User**, scegli il nuovo utente e salva.

## 3. Attiva il workflow

Dopo aver salvato i due collegamenti e l’assegnatario, devi attivare il workflow. Finché rimane in stato **Bozza**, il CRM non esegue l’automazione.

1. Rimani nel workflow **Caricamento biglietto da visita**.
2. Controlla lo stato mostrato nella parte superiore della schermata.
3. Se leggi **Draft** o **Bozza**, seleziona il comando **Publish** o **Pubblica**.
4. Verifica che lo stato del workflow risulti pubblicato.

La configurazione è terminata.

## Come usare l’automazione

Nel menu laterale vai in **Siti → Moduli** oppure **Sites → Forms**, quindi apri il modulo **Caricamento biglietto da visita**. Inserisci i dati della persona incontrata.

Oltre ai dati di contatto, indica:

- **Forma di cortesia:** scegli **Tu** oppure **Lei**;
- **Organizza un appuntamento:** scegli **Sì** se vuoi proporre la prenotazione di un appuntamento;
- **Occasione dell’incontro:** indica dove o in quale contesto hai conosciuto la persona;
- **Presentato da:** compilalo se vuoi ricordare chi vi ha messi in contatto;
- **P.S.:** è facoltativo e compare nell’email soltanto se lo compili.

Invia il modulo. Da questo momento Futuria CRM gestisce automaticamente il resto.

## Cosa succede automaticamente

Futuria CRM:

1. registra il nuovo contatto oppure aggiorna quello già esistente;
2. applica il tag **biglietto da visita**;
3. assegna il contatto all’utente configurato;
4. usa il tono **Tu** o **Lei** scelto nel modulo;
5. mostra il collegamento al calendario soltanto se hai selezionato **Sì** per l’appuntamento;
6. inserisce il P.S. soltanto se è stato compilato;
7. invia l’email di follow-up.

L’email può proporre al destinatario di iscriversi alla newsletter tramite il collegamento dedicato. L’invio del modulo non iscrive automaticamente il contatto: sarà sempre la persona a decidere se aderire.