Aggiungere un nuovo membro del team al tuo account Futuria CRM è un'operazione semplice, ma richiede attenzione per garantire che ogni persona abbia accesso solo alle informazioni e agli strumenti necessari per il proprio lavoro.
Questa guida ti mostra come trasformare le esigenze lavorative di un collaboratore in un piano di accesso con i minimi privilegi, aggiungerlo a un account Futuria CRM esistente e verificare che le impostazioni siano corrette.
Sommario
- Pianifica l'accesso minimo necessario
- Aggiungi il membro del team
- Imposta ruolo e permessi
- Verifica la configurazione salvata
Pianifica l'accesso minimo necessario
Prima di creare un nuovo utente, definisci con precisione di quali strumenti e dati ha bisogno per svolgere le sue mansioni. Questo ti aiuterà a configurare i permessi in modo rapido e sicuro.
Scegli il ruolo Utente se la persona non necessita del controllo completo sull'account. Riserva il ruolo Amministratore solo a chi ha bisogno di gestire tutte le impostazioni. Annota i moduli e le azioni specifiche che dovrà utilizzare e decidi se potrà vedere tutti i dati o solo quelli a lui assegnati.
Aggiungi il membro del team
Una volta definito il piano di accesso, puoi procedere con la creazione dell'utente nel tuo account Futuria CRM.
Accedi al tuo account Futuria CRM, vai su Impostazioni > Il mio staff (Settings > My Staff) e clicca su Aggiungi utente.
Nella sezione Informazioni utente (User Info), inserisci nome, cognome e indirizzo email del nuovo collaboratore. Prosegui cliccando su Avanti per passare alla configurazione di ruoli e permessi.
Attenzione: al momento del salvataggio, Futuria CRM invierà un invito di accesso all'indirizzo email che hai inserito. Controllalo attentamente prima di continuare.
Imposta ruolo e permessi
Questa è la fase più importante, dove definisci esattamente cosa il nuovo utente potrà fare e vedere all'interno della piattaforma.
Nella sezione Ruoli e permessi (Roles & Permissions), seleziona il ruolo (Utente o Amministratore) che hai pianificato. Se necessario, attiva l'opzione per limitare la visibilità ai soli dati assegnati. Questa opzione è utile se l'utente deve vedere solo i contatti, le opportunità o gli appuntamenti che gli sono stati specificamente assegnati.
Usa questa opzione con cautela: se la attivi, l'utente non vedrà alcun dato a meno che non gli venga esplicitamente assegnato.
Successivamente, esamina attentamente l'elenco di tutti i permessi. Disattiva ogni modulo o azione che non rientra nel piano di accesso del collaboratore. Per impostazione predefinita, è buona norma disattivare le aree più sensibili come la gestione dei pagamenti, delle transazioni e degli altri utenti, a meno che non sia strettamente necessario per il suo ruolo.
Una volta controllato che tutte le impostazioni corrispondano al tuo piano, clicca su Salva per creare l'utente e inviare l'invito.
Verifica la configurazione salvata
Dopo aver salvato, è fondamentale fare un ultimo controllo per assicurarsi che tutto sia stato impostato correttamente, prima che il nuovo membro del team acceda alla piattaforma.
Torna alla sezione Il mio staff. Cerca il nuovo utente e verifica che nome, cognome e indirizzo email siano corretti. Clicca su Modifica per riaprire il suo profilo e controlla un'ultima volta che il ruolo e tutti i permessi nella sezione Ruoli e permessi corrispondano esattamente al piano di accesso che avevi definito.