Sommario
- Verifica la configurazione iniziale
- Definisci le informazioni necessarie
- Prepara gli elementi mancanti e configura il workflow
- Testa il processo e gestisci il follow-up
Verifica la configurazione iniziale
Prima di iniziare, analizza la configurazione esistente nel tuo account Futuria CRM. Controlla se hai già un modulo di contatto adeguato, i campi contatto necessari, una pipeline di vendita e una fase specifica per le nuove richieste.
Verifica anche chi è il responsabile della prima risposta e se ci sono workflow già attivi collegati al modulo. Attivare un secondo workflow per gli stessi record può creare opportunità e attività duplicate, quindi è sempre meglio riutilizzare i componenti che già funzionano.
Definisci le informazioni necessarie
Stabilisci le informazioni minime di cui il tuo team ha bisogno per rispondere a una richiesta. Per un preventivo, ad esempio, potrebbero bastare nome, indirizzo email e tipo di servizio richiesto. Rendi obbligatori altri dati come telefono o indirizzo completo solo se sono indispensabili prima di poter dare una risposta.
Utilizza i campi del contatto per salvare i dati personali. Scegli una fase della pipeline che indichi chiaramente che la richiesta è arrivata ed è in attesa di revisione, non una fase successiva come "preventivo inviato" o "vinto". Assegna un responsabile specifico e definisci una scadenza realistica per la risposta.
Prepara gli elementi mancanti e configura il workflow
Se manca qualche elemento, crealo prima di procedere: il modulo, i campi personalizzati, la fase della pipeline o l'accesso per l'utente. Successivamente, configura un unico workflow per gestire il processo.
Imposta il trigger del workflow su "Modulo inviato", filtrando per il modulo specifico che hai creato. Aggiungi le azioni per creare un'opportunità e un'attività di follow-up, utilizzando la pipeline, la fase, il responsabile e la scadenza che hai definito.
Controlla se il processo crea un'opportunità separata per ogni invio, incluse le richieste ripetute dallo stesso contatto. Se devi modificare l'impostazione per consentire più opportunità per contatto, ricorda che questa modifica si applica a livello di intero account e richiede un'attenta valutazione.
Testa il processo e gestisci il follow-up
Esegui un test compilando il modulo con dati di contatto controllati. Verifica che la risposta al modulo, il contatto, l'opportunità, l'attività e l'esecuzione del workflow siano andati a buon fine.
Se testi un invio ripetuto, confronta ogni attività con la sua risposta specifica; i campi del contatto potrebbero mostrare solo le risposte più recenti. Assegna a una persona il compito di revisionare ogni giorno le attività in scadenza e scadute, abbinarle alla richiesta corretta tramite data e ora, eseguire il follow-up e registrare il passo successivo nell'opportunità.