Prima di iniziare, mantieni sempre una copia del file originale senza modifiche. Lavora su una copia del foglio di calcolo per inserire e preparare le informazioni dei contatti da importare nel tuo account Futuria CRM.
Sommario
- Struttura del file di importazione
- Come gestire i contatti nuovi ed esistenti
- Verifica degli identificatori univoci
- Formattazione e salvataggio del file CSV
Struttura del file di importazione
Ogni riga del foglio di calcolo deve corrispondere a un singolo contatto. Assicurati che le colonne siano allineate in questo ordine preciso: Nome, Cognome, Email, Telefono, Nome Azienda, Note, ID Contatto.
Dopo aver incollato i dati, confronta il numero di righe con il file originale e controlla che i dati del primo e dell'ultimo contatto siano corretti. Verifica l'allineamento delle colonne, i numeri di telefono e gli eventuali ID Contatto per correggere subito eventuali errori prima di procedere.
Come gestire i contatti nuovi ed esistenti
Per ogni riga, devi decidere se aggiungere un nuovo contatto o aggiornarne uno esistente. Questa è una fase di preparazione nel tuo foglio di calcolo per garantire la qualità dei dati.
Usa l'opzione Aggiungi per le persone che non sono ancora presenti nel tuo account Futuria CRM. Usa Aggiorna solo se hai la certezza che il contatto esista già. Per l'aggiornamento è necessario un identificatore univoco verificato, come l'ID Contatto specifico di quell'account, oppure un'email o un numero di telefono unici e non modificati.
Se gli identificatori sono in conflitto, mancanti o corrispondono a più persone, è meglio sospendere l'importazione di quella riga per un'analisi successiva. Aggiungi una nota per ricordarti il motivo della sospensione. Le righe sospese non devono essere incluse nel file finale da caricare.
Verifica degli identificatori univoci
È fondamentale specificare nel tuo foglio di lavoro quale identificatore hai usato per la verifica (ID Contatto, Email o Telefono). Questa nota serve come documentazione della revisione e non influisce sul comportamento dell'importazione nel CRM.
Per i nuovi contatti (Aggiungi), questo non è necessario. Per gli aggiornamenti (Aggiorna), indica se hai usato l'ID Contatto, l'Email o il Telefono. Se sia l'email che il telefono sono cambiati e non hai un ID Contatto affidabile, sospendi l'importazione di quella riga per evitare errori.
Per individuare facilmente i duplicati, puoi ordinare le colonne Email e Telefono separatamente, facendo attenzione a non separare i dati di una stessa riga. Ricorda di mantenere separati due contatti con lo stesso nome se i loro identificatori (email, telefono) sono diversi.
Formattazione e salvataggio del file CSV
Rimuovi eventuali spazi vuoti accidentali all'inizio o alla fine delle celle. Apporta solo correzioni supportate dalla fonte originale dei dati, senza inventare informazioni come prefissi internazionali, nomi o indirizzi email.
Mantieni i numeri di telefono e gli ID Contatto come testo per preservare segni "più", prefissi, zeri iniziali e tutte le cifre dell'identificatore.
Quando il file è pronto, salvalo in formato CSV. Assicurati che il file finale contenga solo le righe da aggiungere o aggiornare, escludendo quelle sospese e i dati di esempio. Il file deve avere solo le sette intestazioni menzionate: Nome, Cognome, Email, Telefono, Nome Azienda, Note, ID Contatto.
Assegna un nome chiaro al file CSV, che indichi la lista e l'account di destinazione, per una facile identificazione.