Sommario
- Cos'è la modifica in blocco della disponibilità?
- Vantaggi principali della modifica in blocco della disponibilità
- Orari di lavoro settimanali nella modifica in blocco
- Orari per date specifiche nella modifica in blocco
- Aggiungere orari per date specifiche in blocco
- Logica di salvataggio intelligente per le modifiche in blocco
- Come impostare la modifica in blocco della disponibilità
- Domande frequenti
Cos'è la modifica in blocco della disponibilità?
La funzione di modifica in blocco della disponibilità in Futuria CRM ti aiuta ad aggiornare la disponibilità per più membri del team da un'unica area delle impostazioni del calendario. È pensata per i team che necessitano di regolare gli orari di lavoro settimanali o gli orari per date specifiche senza dover modificare ogni utente singolarmente.
Questa funzionalità è particolarmente utile quando più utenti condividono orari simili, necessitano della stessa disponibilità speciale in una data specifica o richiedono aggiornamenti coordinati su un calendario.
Vantaggi principali della modifica in blocco della disponibilità
La modifica in blocco della disponibilità aiuta gli amministratori e i gestori dei calendari a effettuare aggiornamenti degli orari più velocemente, riducendo il rischio di modifiche accidentali. L'esperienza migliorata offre agli utenti un contesto più chiaro prima di salvare e un maggiore controllo su come vengono applicati gli aggiornamenti.
- Aggiornamenti più chiari: un banner informativo appare durante la modifica degli orari di lavoro settimanali, così sai che le modifiche si applicheranno a tutti gli utenti selezionati.
- Modifiche più sicure: il salvataggio specifico per sezione aiuta a prevenire che gli orari di lavoro settimanali e quelli per date specifiche si sovrascrivano a vicenda.
- Migliore visibilità delle eccezioni: gli orari per date specifiche sono raggruppati per data, così puoi rivedere più facilmente le eccezioni per tutti gli utenti selezionati.
- Gestione più rapida della disponibilità del team: aggiungi orari per date specifiche una sola volta e applicali a tutti gli utenti selezionati contemporaneamente.
Orari di lavoro settimanali nella modifica in blocco
Gli orari di lavoro settimanali definiscono la disponibilità ricorrente e regolare per i membri del team selezionati. Questi orari sono tipicamente utilizzati per le giornate lavorative standard, gli orari di apertura normali o la disponibilità ricorrente per gli appuntamenti.
Quando modifichi gli orari di lavoro settimanali in modalità di modifica in blocco, qualsiasi cambiamento apportato si applica a tutti gli utenti selezionati al momento del salvataggio. Questo ti aiuta a comprendere la portata dell'aggiornamento prima di applicarlo.
Utilizza gli orari di lavoro settimanali quando devi aggiornare un programma ricorrente, ad esempio per allineare gli orari del team su un calendario condiviso o aggiornare la disponibilità regolare per gli appuntamenti dopo un cambio di personale o di orari di apertura.
Orari per date specifiche nella modifica in blocco
Gli orari per date specifiche vengono utilizzati per gestire le eccezioni di disponibilità per date specifiche del calendario. Sono utili quando un utente o un team ha una disponibilità diversa dai normali orari di lavoro settimanali in un giorno particolare.
L'esperienza di modifica in blocco migliorata mostra gli orari per date specifiche raggruppati per data per tutti gli utenti selezionati. Questo ti offre una visione più chiara di quali utenti hanno una disponibilità impostata per ogni data prima di apportare modifiche.
Questa struttura semplifica la gestione di eccezioni come festività, eventi speciali, giorni di disponibilità limitata, orari prolungati o cambiamenti temporanei di programma.
Aggiungere orari per date specifiche in blocco
Aggiungere orari per date specifiche in blocco ti consente di applicare lo stesso blocco di disponibilità basato su una data a ogni utente selezionato contemporaneamente. Questo è utile quando più membri del team necessitano della stessa disponibilità speciale o di un periodo di indisponibilità in una data specifica.
Quando aggiungi un nuovo blocco di orari per date specifiche in modalità di modifica in blocco, Futuria CRM applica quel blocco a tutti gli utenti selezionati. Dopo la creazione, puoi comunque modificare o rimuovere la voce per singoli utenti secondo necessità.
Logica di salvataggio intelligente per le modifiche in blocco
Gli aggiornamenti di disponibilità in blocco ora utilizzano un comportamento di salvataggio specifico per sezione. Ciò significa che Futuria CRM aggiorna solo la sezione di disponibilità che hai modificato, aiutando a prevenire la perdita accidentale di orari quando si modificano più utenti.
Ad esempio, se aggiorni gli orari di lavoro settimanali, viene modificato solo il programma settimanale. Se aggiorni gli orari per date specifiche, vengono modificate solo le eccezioni basate su data. Le sezioni non modificate non vengono alterate dall'azione di salvataggio.
Come impostare la modifica in blocco della disponibilità
Configurare correttamente la modifica in blocco della disponibilità aiuta a garantire che i membri del team giusti ricevano gli aggiornamenti di programma previsti. Prima di salvare, controlla gli utenti selezionati e conferma se stai modificando gli orari di lavoro settimanali ricorrenti o gli orari per date specifiche.
- In Futuria CRM, vai a Calendari.
- Apri le Impostazioni calendario.
- Seleziona il calendario che desideri aggiornare.
- Fai clic sull'icona a forma di matita per modificare il calendario desiderato.
- Vai alla scheda Disponibilità.
- Fai clic su Modifica in blocco.
- Seleziona i membri del team che desideri aggiornare.
- Fai clic su Modifica orari.
- Aggiorna gli orari di lavoro settimanali o gli orari per date specifiche.
- Rivedi gli utenti selezionati e le modifiche alla disponibilità.
- Fai clic su Salva modifiche.
Verrà aggiornata solo la sezione di disponibilità modificata. Ad esempio, il salvataggio degli orari di lavoro settimanali non rimuoverà gli orari per date specifiche, e viceversa.
Domande frequenti
Le modifiche agli orari di lavoro settimanali si applicano a ogni utente selezionato?
Sì. Quando modifichi gli orari di lavoro settimanali in modalità di modifica in blocco, le modifiche si applicano a tutti gli utenti selezionati dopo il salvataggio.
Posso modificare gli orari per date specifiche per un solo utente dopo averli aggiunti in blocco?
Sì. I nuovi orari per date specifiche si applicano a tutti gli utenti selezionati, ma puoi successivamente modificare i blocchi orari dei singoli utenti se qualcuno necessita di un programma diverso.
Posso eliminare gli orari per date specifiche solo per un utente?
Sì. Gli orari per date specifiche sono visualizzati per data con i blocchi orari dei singoli utenti, permettendoti di eliminare una voce per un utente specifico quando necessario.
Salvare gli orari di lavoro settimanali eliminerà gli orari per date specifiche?
No. Il comportamento di salvataggio è specifico per sezione. L'aggiornamento degli orari di lavoro settimanali modifica solo i programmi settimanali.
Salvare gli orari per date specifiche modificherà gli orari di lavoro settimanali?
No. L'aggiornamento degli orari per date specifiche modifica solo le eccezioni basate su data.
Perché mancano ancora degli slot per appuntamenti dopo aver aggiornato la disponibilità?
La disponibilità è solo una parte della visibilità degli slot di prenotazione. Calendari collegati, calendari di conflitto, buffer, limiti di appuntamenti e altre restrizioni potrebbero ancora impedire la visualizzazione di determinati slot.
Dovrei usare gli orari di lavoro settimanali o gli orari per date specifiche?
Usa gli orari di lavoro settimanali per i programmi ricorrenti regolari. Usa gli orari per date specifiche per modifiche una tantum in date specifiche.