Trigger Workflow: Stato Appuntamento

Sommario

1. Cos'è il trigger workflow Stato Appuntamento?
2. Principali vantaggi del trigger Stato Appuntamento
3. Configurazione del trigger Stato Appuntamento
4. Domande Frequenti (FAQ)

Cos'è il trigger workflow Stato Appuntamento?

Gestire gli appuntamenti in modo efficiente è fondamentale per ogni attività. Il trigger workflow Stato Appuntamento di Futuria CRM automatizza le azioni in base agli aggiornamenti di stato degli appuntamenti, riducendo il lavoro manuale e garantendo follow-up tempestivi.

In questa guida vedremo cos'è questo trigger, i suoi vantaggi principali e come configurarlo passo dopo passo.

Principali vantaggi del trigger Stato Appuntamento

• Gestione automatizzata degli appuntamenti: Assicura una pianificazione e un follow-up fluidi senza intervento manuale.
• Miglior coinvolgimento del cliente: Invia promemoria e notifiche tempestive, riducendo gli appuntamenti mancati.
• Migliore coordinamento del team: Notifica i membri del team interessati riguardo ai cambiamenti di stato degli appuntamenti.
• Riduzione del tasso di mancate presentazioni: Attiva automaticamente workflow di re-engagement per appuntamenti cancellati o mancati.
• Supporto per più partecipanti: Coinvolge non solo il contatto principale ma anche gli ospiti dell'appuntamento nei workflow basati sullo stato, garantendo che tutti ricevano aggiornamenti tempestivi per cancellazioni, conferme e mancate presentazioni.

Configurazione del trigger Stato Appuntamento

Passo 1: Accedi al builder di workflow

Vai alla sezione Automazioni in Futuria CRM, seleziona Workflow e clicca su + Crea Workflow o modifica uno esistente.

Passo 2: Aggiungi il trigger Stato Appuntamento

Clicca su Aggiungi nuovo trigger, cerca Stato Appuntamento e selezionalo.

Passo 3: Assegna un nome al trigger

Scegliere un nome chiaro e descrittivo per il trigger aiuta a mantenere i workflow organizzati e facili da gestire. Invece di lasciare il nome predefinito "Stato Appuntamento", nominalo in base al suo scopo.

Ad esempio, se il workflow è progettato per inviare email di follow-up dopo un appuntamento, puoi chiamarlo "Trigger Follow-Up Appuntamento".

Passo 4: Scegli chi includere nel workflow

Sotto "Chi deve essere inserito nel workflow?", scegli chi deve entrare nel workflow quando questo trigger si attiva:

• Solo contatto - Predefinito. Viene inserito solo il contatto principale dell'appuntamento.
• Contatto e Ospiti - Vengono inseriti sia il contatto principale sia tutti gli ospiti. Il workflow viene eseguito separatamente per ogni persona.
• Solo ospiti - Vengono inseriti solo i contatti ospiti; il contatto principale è escluso.

Seleziona l'opzione che corrisponde al tuo obiettivo di automazione. Ad esempio, se vuoi che tutti i partecipanti ricevano una notifica di cancellazione, scegli "Contatto e Ospiti".

Passo 5: Imposta i filtri

I filtri ti permettono di definire con precisione come e quando il trigger si attiva. Di seguito sono elencati i filtri disponibili e i loro operatori.

Filtra per tipo di evento

Il filtro Tipo di evento ti consente di specificare quale tipo di appuntamento deve attivare il workflow. Questo aiuta a garantire che l'automazione venga applicata solo agli appuntamenti pertinenti in base alla loro modalità di pianificazione.

• Qualsiasi: Include tutti i tipi di appuntamento.
• Normale: Attiva i workflow solo per appuntamenti non ricorrenti.
• Ricorrente: Attiva i workflow per appuntamenti che si ripetono.

Filtra per stato dell'appuntamento

Questo filtro permette di attivare i workflow in base a specifiche modifiche dello stato di un appuntamento. Ciò garantisce che l'automazione venga eseguita solo quando una particolare condizione di stato è soddisfatta.

• Nuovo: Quando viene fissato un nuovo appuntamento.
• Confermato: Quando un appuntamento viene confermato.
• Cancellato: Se l'appuntamento viene cancellato.
• Presentato: Quando il cliente si presenta all'appuntamento.
• Mancata presentazione: Se il cliente non si presenta.
• Non valido: Se l'appuntamento è contrassegnato come non valido.

Filtra per tag

L'opzione Filtra per tag consente di attivare i workflow in base a specifici tag assegnati ai contatti nel CRM. I tag sono comunemente usati per categorizzare i contatti in base ai loro attributi, comportamento o livello di interazione, rendendo più facile applicare automazioni mirate.

Filtro "Nel calendario"

Questo filtro permette di attivare i workflow in base agli aggiornamenti di stato per gli appuntamenti pianificati in un calendario specifico.

Filtro "Nel gruppo di calendari"

Questo filtro consente di attivare i workflow in base agli appuntamenti pianificati all'interno di un gruppo di calendari specifico. È utile per le aziende che gestiscono più calendari sotto un unico gruppo, come diversi dipartimenti o categorie di servizi.

Solo per calendari raggruppati

Questo filtro ti permette di specificare se il workflow debba attivarsi esclusivamente per i calendari raggruppati o applicarsi sia ai calendari individuali che a quelli raggruppati.

• Sì: Il workflow si attiverà solo per i calendari raggruppati.
• No: Il workflow si attiverà sia per i calendari raggruppati che per quelli individuali.

Modificato da

Il filtro Modificato da ti permette di controllare quando il workflow deve attivarsi in base a chi ha apportato modifiche allo stato dell'appuntamento. È utile per tracciare gli aggiornamenti provenienti da diverse fonti.

• API: Il trigger si attiva quando lo stato di un appuntamento viene aggiornato tramite API.
• Cliente: Il trigger si attiva quando un cliente apporta una modifica all'appuntamento.
• Utente: Il workflow viene eseguito quando un utente effettua un aggiornamento manuale. Selezionando questo filtro, potrai scegliere un utente specifico del CRM.
• Workflow: Il trigger si attiva quando un altro workflow modifica lo stato dell'appuntamento.

Passo 6: Salva e attiva il trigger

Una volta impostati tutti i filtri, clicca su Salva per memorizzare la configurazione del trigger. Salva e pubblica il workflow per attivare l'automazione. Fai un test prenotando un appuntamento per verificare che il workflow si esegua come previsto.

Domande Frequenti (FAQ)

Posso attivare un workflow per un appuntamento cancellato o riprogrammato?

Sì, selezionando il filtro "Stato Appuntamento" e scegliendo "Cancellato". Quando riprogrammi un appuntamento, questo viene trattato come uno nuovo e il contatto rientrerà nel workflow dall'inizio.

Come uso il filtro "Modificato da" per tracciare le modifiche?

Questo filtro ti permette di tracciare gli aggiornamenti degli appuntamenti in base a chi ha effettuato la modifica: un utente, l'API, un workflow o il cliente stesso.

Qual è la differenza tra il filtro "Nel calendario" e "Nel gruppo di calendari"?

"Nel calendario" filtra i workflow in base a un calendario specifico, mentre "Nel gruppo di calendari" si applica a un intero gruppo di calendari.

Posso usare più filtri insieme per un'automazione avanzata?

Sì, puoi combinare più filtri usando le condizioni E/O per creare regole di automazione altamente specifiche.

Come posso assicurarmi che un workflow si attivi solo per un utente specifico?

Usa il filtro "Utente è" per specificare un membro del team, assicurandoti che il workflow si attivi solo per i suoi appuntamenti.

Posso attivare un workflow per gli ospiti di un appuntamento quando lo stato cambia?

Sì. Usa l'impostazione "Chi deve essere inserito nel workflow?" e seleziona "Contatto e Ospiti" o "Solo ospiti" per includere i contatti ospiti nell'automazione.

Se seleziono "Contatto e Ospiti", il workflow viene eseguito una o più volte?

Il workflow viene eseguito una volta per il contatto principale e una volta per ogni ospite. Ogni esecuzione è indipendente, quindi puoi usare valori personalizzati specifici del contatto nei tuoi messaggi.