Sommario
- Introduzione
- Creazione del calendario
- Impostazione della disponibilità
- Configurazione degli appuntamenti
- Conferma e test finale
Introduzione
Usa un calendario per appuntamenti individuali solo per incontri diretti e personali con un singolo utente, che può garantire la sua presenza per ogni slot selezionato da un visitatore. Se invece il personale deve prima approvare le richieste, è meglio mantenere il processo di richiesta appuntamento già in uso.
Prima di modificare le impostazioni, definisci il nome dell'incontro, lo scopo, il luogo (o la modalità da remoto), l'utente di riferimento, il fuso orario, gli orari di disponibilità, la durata, l'intervallo, il preavviso minimo, la finestra di prenotazione, i tempi cuscinetto e i limiti per le modifiche.
Creazione del calendario
Nel tuo account Futuria CRM, vai su Calendari > Impostazioni calendario, scegli Nuovo calendario e seleziona l'opzione per appuntamenti individuali. Usa un titolo e una descrizione chiari per chi prenota; è una buona pratica includere il luogo reale dell'incontro nella descrizione pubblica, oltre che nel campo "Luogo" dedicato. Infine, assegna l'utente di riferimento.
Impostazione della disponibilità
Imposta la disponibilità solo per questo specifico calendario. Nella scheda "Disponibilità" dell'utente, usa l'opzione per personalizzare la pianificazione solo per questo calendario, senza modificare l'orario di lavoro condiviso. Imposta gli orari settimanali e il fuso orario di lavoro dell'utente.
Per un'eccezione una tantum, ricorda che gli orari specifici per una data sostituiscono l'intera pianificazione settimanale per quel giorno. Assicurati quindi di inserire tutte le fasce orarie che devono rimanere disponibili. Salva la pianificazione e poi il calendario; ti consigliamo di riaprire entrambi per verificare che la pianificazione personalizzata, il fuso orario e gli orari siano stati salvati correttamente.
Configurazione degli appuntamenti
Imposta la durata dell'appuntamento e l'intervallo tra gli slot in base alla durata reale dell'incontro. Ad esempio, una durata e un intervallo di 30 minuti creano uno slot disponibile ogni mezz'ora. Per un appuntamento individuale, imposta la capacità a uno.
Definisci il preavviso minimo e l'intervallo di prenotazione in modo realistico, in base a ciò che l'utente può gestire, e aggiungi tempi cuscinetto (buffer) solo se necessari per la preparazione, gli spostamenti o per prendere appunti. Le preferenze di visualizzazione del calendario non modificano la disponibilità per i visitatori.
Attenzione: gli eventi esterni da calendari Google, Outlook o iCloud non bloccheranno gli slot, a meno che la protezione dai conflitti non sia stata configurata e testata separatamente.
Conferma e test finale
Per la prenotazione diretta, mostra un messaggio di conferma accurato. Abilita la conferma automatica se le tue automazioni si aspettano appuntamenti con stato "Confermato". Se il modulo serve solo a prenotare un appuntamento, evita di richiedere il consenso a contenuti di marketing per completare la prenotazione.
Visualizza l'anteprima della pagina del calendario, poi effettua una prenotazione di prova reale. Verifica che fuso orario, stato, utente, durata, luogo e dettagli del contatto siano corretti. Infine, controlla che lo slot prenotato non sia più disponibile per altri.