L’automazione Caricamento biglietto da visita registra nel CRM i dati raccolti durante un incontro e invia automaticamente un’email di follow-up personalizzata.
Prima di usarla devi effettuare una breve configurazione iniziale. Serve per dire al CRM quale calendario utilizzare, quale modulo di iscrizione alla newsletter proporre e a quale utente assegnare i nuovi contatti.
Questi passaggi si eseguono una sola volta. Dopo averli completati, chi usa il CRM dovrà soltanto compilare il modulo: non sarà necessario scegliere un’email, modificare un template o controllare il workflow a ogni invio.
Sommario
- Prima di iniziare
- 1. Salva i collegamenti che il CRM inserirà nelle email
- Dove si trovano
- Inserisci il link del calendario
- Inserisci il link per l’iscrizione alla newsletter
- 2. Configura l’assegnatario dei contatti
- 3. Attiva il workflow
- Come usare l’automazione
- Cosa succede automaticamente
Prima di iniziare
Prepara queste tre informazioni:
- il link pubblico del calendario sul quale vuoi ricevere le prenotazioni;
- il link del modulo con cui una persona può scegliere di iscriversi alla newsletter;
- il nome dell’utente CRM al quale assegnare i nuovi contatti.
1. Salva i collegamenti che il CRM inserirà nelle email
Le email automatiche devono sapere dove indirizzare una persona che vuole prenotare un appuntamento o iscriversi alla newsletter. Per evitare di inserire manualmente gli stessi link in ogni email, Futuria CRM utilizza dei campi salvati chiamati Custom Values, cioè “valori personalizzati”.
Puoi immaginarli come due caselle: in una salvi il link del calendario, nell’altra il link del modulo newsletter. I template email leggono automaticamente il contenuto di queste caselle. Se in futuro un link cambia, devi correggerlo soltanto qui.
Dove si trovano
- Entra nel tuo account Futuria CRM.
- Nel menu laterale, in basso a sinistra, seleziona Impostazioni.
- Nel menu delle impostazioni seleziona Custom Values. La voce potrebbe essere indicata anche come “valori personalizzati”.
- Si aprirà l’elenco dei valori già presenti nell’account. Non devi crearne di nuovi.
Inserisci il link del calendario
- Cerca il valore chiamato link_calendar_per_appuntamenti_principale.
- Aprilo in modifica.
- Nel campo Value incolla il link pubblico del calendario sul quale vuoi ricevere le prenotazioni. Il link deve essere completo e iniziare con
https://. - Non modificare il nome link_calendar_per_appuntamenti_principale.
- Seleziona Salva.
Inserisci il link per l’iscrizione alla newsletter
- Cerca il valore chiamato link_form_iscrizione_newsletter.
- Aprilo in modifica.
- Nel campo Value incolla il link del modulo attraverso il quale una persona può scegliere di iscriversi alla newsletter.
- Non modificare il nome link_form_iscrizione_newsletter.
- Seleziona Salva.
Hai completato la configurazione dei collegamenti. Non devi inserire questi link direttamente nei template email: sarà il CRM a recuperarli dai due valori appena compilati.
2. Configura l’assegnatario dei contatti
L’assegnatario è l’utente del CRM che diventerà il responsabile dei contatti registrati con il modulo. Questa persona comparirà come proprietaria del contatto all’interno del CRM.
Per configurarlo:
- Nel menu laterale seleziona Automazioni.
- Apri la sezione Workflow.
- Cerca e apri il workflow chiamato Caricamento biglietto da visita.
- Individua l’azione Add Tag.
- Seleziona il simbolo + subito sotto questa azione.
- Cerca e aggiungi l’azione Assign To User, che significa “assegna a un utente”.
- Seleziona dall’elenco la persona che dovrà ricevere i nuovi contatti.
- Seleziona Save action per salvare l’azione.
Anche questa scelta si effettua una sola volta. Se in futuro cambia il responsabile, riapri l’azione Assign To User, scegli il nuovo utente e salva.
3. Attiva il workflow
Dopo aver salvato i due collegamenti e l’assegnatario, devi attivare il workflow. Finché rimane in stato Bozza, il CRM non esegue l’automazione.
- Rimani nel workflow Caricamento biglietto da visita.
- Controlla lo stato mostrato nella parte superiore della schermata.
- Se leggi Draft o Bozza, seleziona il comando Publish o Pubblica.
- Verifica che lo stato del workflow risulti pubblicato.
La configurazione è terminata.
Come usare l’automazione
Nel menu laterale vai in Siti → Moduli oppure Sites → Forms, quindi apri il modulo Caricamento biglietto da visita. Inserisci i dati della persona incontrata.
Oltre ai dati di contatto, indica:
- Forma di cortesia: scegli Tu oppure Lei;
- Organizza un appuntamento: scegli Sì se vuoi proporre la prenotazione di un appuntamento;
- Occasione dell’incontro: indica dove o in quale contesto hai conosciuto la persona;
- Presentato da: compilalo se vuoi ricordare chi vi ha messi in contatto;
- P.S.: è facoltativo e compare nell’email soltanto se lo compili.
Invia il modulo. Da questo momento Futuria CRM gestisce automaticamente il resto.
Cosa succede automaticamente
Futuria CRM:
- registra il nuovo contatto oppure aggiorna quello già esistente;
- applica il tag biglietto da visita;
- assegna il contatto all’utente configurato;
- usa il tono Tu o Lei scelto nel modulo;
- mostra il collegamento al calendario soltanto se hai selezionato Sì per l’appuntamento;
- inserisce il P.S. soltanto se è stato compilato;
- invia l’email di follow-up.
L’email può proporre al destinatario di iscriversi alla newsletter tramite il collegamento dedicato. L’invio del modulo non iscrive automaticamente il contatto: sarà sempre la persona a decidere se aderire.