Sommario
- Azione workflow – Unisci Contatto
- Vantaggi principali dell'azione workflow 'Unisci Contatto'
- Dettagli dell'azione
- Come usare l'azione workflow 'Unisci Contatto'
- Comportamento dell'unione
- Limitazioni dell'unione contatti
- Domande Frequenti
Azione workflow – Unisci Contatto
L'azione workflow 'Unisci Contatto' ti offre un modo automatizzato per deduplicare i contatti direttamente all'interno dei workflow di Futuria CRM. Aiuta a ridurre il disordine nel CRM, a proteggere lo storico dei contatti e a garantire che le azioni di follow-up vengano eseguite sul record corretto.
Questo articolo spiega a cosa serve la funzione, quando utilizzarla, come configurarla e come verificare le attività di unione nei log di esecuzione.
Vantaggi principali dell'azione workflow 'Unisci Contatto'
- Deduplicazione automatizzata: rileva e unisce i contatti duplicati mentre attraversano un workflow, riducendo la pulizia manuale dalla pagina Contatti.
- Opzioni di corrispondenza flessibili: ti permette di identificare i duplicati per email, numero di telefono o entrambi, a seconda di quanto vuoi che la corrispondenza sia stringente.
- Dati CRM più puliti: aiuta a ridurre i record duplicati che possono influenzare la reportistica, lo storico delle comunicazioni e la precisione dei workflow.
- Continuità del workflow protetta: consente al workflow di proseguire sul record del contatto superstite dopo un'unione.
- Migliore visibilità operativa: rende più facile revisionare il comportamento delle unioni utilizzando i log di esecuzione del workflow.
Dettagli dell'azione
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Nome azione | Un nome personalizzato per l'azione. Il valore predefinito è “Unisci Contatto”. |
| Corrispondenza per * | Seleziona come identificare i contatti duplicati. Le opzioni sono:
|
Come usare l'azione workflow 'Unisci Contatto'
Segui questi passaggi per aggiungere l'azione a un workflow e configurarla per ottenere risultati coerenti e prevedibili.
- Accedi al tuo account.
- Vai in Automazioni > Workflow.
- Crea un nuovo workflow o apri uno esistente.
- Clicca sul pulsante + Aggiungi nuovo trigger per aggiungere un trigger correlato all'azione Unisci Contatto (ad esempio, Contatto Creato, Modulo Inviato, Contatto Modificato).
- Aggiungi l'azione Unisci Contatto.
- In Criteri di corrispondenza, scegli una delle opzioni disponibili:
- Numero di telefono
- Email e Numero di telefono
- Salva l'azione.
- Pubblica e Salva il workflow.
Comportamento dell'unione
Quando l'azione viene eseguita, segue questa logica:
- Il sistema cerca un contatto esistente che corrisponda al contatto inserito nel workflow, basandosi sui criteri di corrispondenza selezionati.
- Se viene trovato un duplicato, il contatto più recente viene sempre unito a quello più vecchio. Il record più vecchio viene conservato come principale, garantendo che non vengano persi dati storici.
- Se il contatto inserito nel workflow è il record più vecchio, il duplicato viene unito ad esso. Se il contatto inserito è il record più recente, viene unito al duplicato più vecchio.
- Se non viene trovato alcun duplicato, l'azione si completa senza modifiche e il contatto passa al passaggio successivo del workflow.
Limitazioni dell'unione contatti
- Gli obiettivi potrebbero non funzionare come previsto se erano legati all'ID del vecchio contatto prima dell'unione.
- I passaggi di attesa di una risposta possono essere influenzati se l'email/SMS è stato inviato prima dell'unione, poiché il workflow potrebbe essere ancora in attesa nel contesto del contatto/messaggio originale.
- L'attesa di eventi email potrebbe non riprendere come previsto: l'evento atteso potrebbe essere ancora associato al contesto del vecchio contatto/messaggio.
- L'attesa basata sui link tracciabili (trigger link) potrebbe fallire, poiché i link di tracciamento vengono generati con l'ID del contatto e del messaggio originali prima dell'invio del messaggio.
- Se il contatto superstite è già nello stesso workflow, l'esecuzione che viene unita terminerà.
- Se il contatto superstite era già stato in precedenza nel workflow e l'opzione 'Consenti nuovo ingresso' è disattivata, l'esecuzione che viene unita terminerà.
Domande Frequenti
L'azione workflow 'Unisci Contatto' sostituisce le preferenze di deduplicazione dei contatti?
No. Le preferenze di deduplicazione aiutano a ridurre la creazione di duplicati alla fonte, mentre l'azione 'Unisci Contatto' gestisce i duplicati automaticamente durante l'esecuzione di un workflow.
Quando dovrei usare questa azione invece dello strumento di gestione e unione duplicati?
Usa 'Unisci Contatto' quando vuoi che l'automazione gestisca i duplicati durante un workflow. Usa lo strumento di gestione e unione duplicati quando vuoi revisionare e unire manualmente i record dall'area Contatti.
Cosa succede se non viene trovato alcun duplicato?
L'azione viene saltata e il workflow prosegue normalmente.
Quale record del contatto viene conservato dopo un'unione?
Il record del contatto più vecchio viene conservato come record superstite.
Il workflow può continuare dopo l'unione di un contatto?
Sì. Il workflow prosegue sul record del contatto superstite una volta completata l'unione.
Qual è l'opzione di corrispondenza più sicura da usare?
L'opzione Email e Numero di telefono è tipicamente la più restrittiva e può essere più sicura per ridurre le unioni indesiderate. Tuttavia, la scelta migliore dipende dalla qualità e coerenza dei dati dei tuoi contatti.
Dovrei testare questa funzione prima di usarla in un workflow attivo?
Sì. Testare con contatti di esempio aiuta a confermare che i criteri di corrispondenza selezionati si comportino come previsto prima di applicare l'azione a workflow più grandi.
Posso ancora usare gli strumenti di gestione dei duplicati nella sezione Contatti dopo aver abilitato questa azione?
Sì. L'unione basata su workflow e la gestione manuale dei duplicati possono essere usate insieme come parte di una strategia più ampia di pulizia dei contatti.