Come usare gli smart tag per colorare le pipeline

Sommario

1. Cosa sono gli smart tag?
2. Principali vantaggi degli smart tag
3. Permessi e accesso
4. Limiti e validità
5. Come impostare e usare gli smart tag
6. Anteprima, modifica o eliminazione dei tag
7. Tag predefiniti consigliati
8. Buone pratiche
9. Risoluzione dei problemi
10. Domande frequenti

Cosa sono gli smart tag?

Gli smart tag ti aiutano a dare una priorità visiva alle opportunità all'interno delle tue pipeline utilizzando etichette colorate. Invece di affidarti a filtri o etichette testuali, puoi evidenziare le trattative automaticamente in base a regole che definisci tu, come trattative in stallo, opportunità di alto valore o nuovi lead.

Questo articolo ti mostra come creare, modificare e gestire gli smart tag in Futuria CRM.

Principali vantaggi degli smart tag

• Priorità immediata: le trattative ad alto impatto saltano subito all'occhio.
• Meno cambi di contesto: non è necessario aprire ogni scheda o applicare più filtri.
• Focus condiviso per il team: tutti vedono gli stessi segnali cromatici, favorendo un'azione coordinata.
• Personalizzabile per ogni flusso di lavoro: puoi creare qualsiasi combinazione di condizioni AND/OR utilizzando campi standard o personalizzati delle opportunità.

Permessi e accesso

• Chi può creare o modificare gli smart tag:
  
  • Amministratori dell'account
  • Utenti con permessi di modifica della pipeline
• Chi può visualizzare gli smart tag:
  
  • Tutti gli utenti (con permessi di visualizzazione della pipeline)

Limiti e validità

• Ogni pipeline supporta fino a 60 smart tag attivi.
• I tag duplicati nella stessa pipeline (stesso colore e stessa regola) vengono bloccati automaticamente.
• I tag si aggiornano in automatico al variare dei dati della trattativa, senza bisogno di aggiornamenti manuali.

Come impostare e usare gli smart tag

Passo 1: Trovare gli smart tag

1. Vai su Opportunità dal tuo account.
2. Fai clic sulla scheda Pipeline.

1. Fai clic sul pulsante Modifica sulla pipeline a cui vuoi aggiungere gli smart tag.

1. Apri la scheda Smart Tag.

Passo 2: Creare uno smart tag

1. Fai clic su Aggiungi Smart Tag.

1. Scegli tra:
   
   • Crea nuovo tag: definisci colore, nome e condizioni della regola.
   • Tag predefinito: usa uno dei nostri modelli preimpostati (es. Nuovo Lead, Alto Valore).

1. Inserisci un Nome etichetta (es. "Trattativa in stallo").
2. Aggiungi una Descrizione per maggiore chiarezza (opzionale).
3. Scegli un Colore per il tag.
4. Spunta Applica a tutte le pipeline se vuoi che questa regola sia usata globalmente.
5. Fai clic su Successivo: Aggiungi Regola.

Passo 3: Definire le regole

1. Usa il costruttore di regole per specificare quando il tag deve apparire.
2. Ogni tag si basa su una regola, ad esempio:
   
   • Data di creazione ≤ 3 giorni fa → "Nuovo Lead"
   • Valore della trattativa > 10.000 € → "Alto Valore"
3. Puoi:
   
   1. Combinare più condizioni con la logica AND / OR.
   2. Aggiungere filtri annidati per logiche complesse.
   3. Usare Anteprima Tag per vedere come apparirà su una scheda di esempio.
   4. Quando hai finito, fai clic su Salva.
4. Le regole degli smart tag utilizzano la stessa esperienza avanzata dei filtri delle Opportunità, includendo:
   
   • Campi raggruppati (sezioni basate su cartelle) per trovare i campi più facilmente.
   • Un filtro Fase per una targetizzazione più precisa.
   • Operatori di data estesi: Non è, Nel prossimo, Nell'ultimo, Più di, Meno di.
   • Filtri temporali relativi usando giorni, settimane, mesi e anni.
   • Logica di filtro annidata per condizioni di regole più complesse.

Anteprima, modifica o eliminazione dei tag

• Dopo aver creato il tag, gli utenti possono facilmente visualizzare l'anteprima, modificare o eliminare i tag direttamente dalla pagina degli smart tag.

Tag predefiniti consigliati

Buone pratiche

✅ Usa colori distinti per le tue priorità principali (es. rosso per urgenze, verde per alto valore).

✅ Mantieni i nomi dei tag brevi, idealmente sotto i 20 caratteri.

✅ Rivedi regolarmente le regole per assicurarti che siano sempre pertinenti.

Risoluzione dei problemi

• Gli smart tag non sono visibili sulle schede?
  
  • Assicurati che gli smart tag siano stati aggiunti al layout della scheda (tramite Personalizza Scheda).
  • Verifica che le condizioni della regola siano corrette e si applichino alle schede che stai visualizzando.
  • Esegui un aggiornamento forzato della pagina per sincronizzare le modifiche sulla pipeline.
• Non trovi la scheda Smart Tag?
  
  • Solo gli amministratori e gli utenti con i permessi necessari possono accedere alla creazione e modifica dei tag.

Domande frequenti

Gli smart tag funzionano su tutte le pipeline?

Sì, se selezioni "Applica a tutte le pipeline", il tag apparirà ovunque le condizioni della sua regola siano soddisfatte.

Posso duplicare gli smart tag tra diverse pipeline?

Non ancora, ma puoi riapplicare manualmente la stessa regola in un'altra pipeline.

Gli smart tag sono inclusi nei report?

Attualmente, gli smart tag vengono visualizzati solo nella vista della pipeline.

Chi può creare o modificare gli smart tag?

Qualsiasi utente con il permesso di modificare le impostazioni di una pipeline può gestire gli smart tag. Usa i permessi della pipeline per limitare l'accesso se necessario.

Gli smart tag vengono valutati in tempo reale?

Il sistema verifica nuovamente tutte le regole dei tag ogni volta che un'opportunità viene creata, aggiornata o quando la sua fase/stato cambia.