Gestione dei consensi marketing e profilazione in Futuria CRM

Questa guida spiega come gestire in Futuria CRM i consensi per marketing e profilazione. Non è un parere legale: serve a chiarire quali funzionalità mette a disposizione la piattaforma e quali decisioni restano in capo al Titolare del trattamento.

In sintesi

Futuria CRM consente di registrare e gestire consensi distinti, ma non tramite un unico interruttore globale valido per qualsiasi azienda. La configurazione corretta dipende dalle regole privacy definite dal Titolare: testi delle informative, finalità, base giuridica, durata del consenso, modalità di rinnovo e azione da eseguire quando il consenso non è più valido.

Il modello operativo più comune usa campi o checkbox per raccogliere il consenso, tag per rappresentarlo nel contatto, smart list per includere solo i contatti idonei e workflow per automatizzare aggiornamenti, rinnovi o rimozioni.

Perché non esiste un interruttore unico

La gestione del consenso non è identica per tutti. Un’azienda può usare Futuria CRM solo per inviare newsletter; un’altra può gestire campagne commerciali, segmentazioni, moduli, eventi, preferenze per canale o processi di rinnovo periodico. Per questo la piattaforma mette a disposizione strumenti configurabili, invece di imporre una regola fissa.

In pratica, Futuria CRM non decide quali consensi servono né per quanto tempo siano validi. Queste scelte spettano al Titolare del trattamento, che deve definire le proprie regole privacy e poi tradurle nella configurazione dell’account.

Funzionalità utili nella piattaforma

• Checkbox nei form: permettono di raccogliere consensi espliciti con testi personalizzati.
• Campi personalizzati: consentono di salvare informazioni come stato del consenso, data, fonte, versione dell’informativa o finalità.
• Tag: permettono di rappresentare operativamente il consenso sul contatto, ad esempio consenso marketing o consenso profilazione.
• Smart list: includono automaticamente solo i contatti che rispettano i filtri definiti, per esempio la presenza di un determinato tag.
• Workflow: automatizzano l’aggiunta o la rimozione dei tag, il rinnovo del consenso, le notifiche interne o l’esclusione dai flussi.

Modello consigliato con tag e smart list

Una configurazione semplice e robusta prevede che ogni consenso rilevante abbia una propria logica separata. Per esempio:

• un campo o una checkbox per il consenso marketing;
• un campo o una checkbox distinta per il consenso alla profilazione, se la profilazione viene effettivamente svolta;
• un tag dedicato per ciascun consenso;
• smart list che includono solo i contatti con il tag richiesto;
• workflow che aggiornano tag e campi quando il consenso viene dato, rimosso o deve essere rinnovato.

In questo modello, se il tag relativo al consenso viene rimosso, il contatto non rientra più nelle smart list basate su quel tag e viene quindi escluso dalle relative comunicazioni o attività.

Conservare la prova del consenso

Quando il consenso viene raccolto tramite la piattaforma, la configurazione può prevedere la conservazione di elementi utili alla prova del consenso, come:

• stato del consenso;
• data e ora di acquisizione;
• fonte di acquisizione, ad esempio form, landing page, import o aggiornamento manuale;
• testo o versione dell’informativa applicabile;
• finalità collegata al consenso;
• eventuali aggiornamenti o revoche.

La scelta di quali elementi conservare e per quanto tempo dipende dalla policy privacy del Titolare e dalla configurazione adottata nell’account.

Log e memoria storica del CRM

Oltre ai campi configurati per il consenso, Futuria CRM mantiene una memoria operativa di quanto accade nel sistema. Questa memoria non sostituisce una policy privacy o un registro dei trattamenti, ma aiuta a ricostruire le attività svolte nel CRM.

In particolare:

• la scheda contatto raccoglie conversazioni, attività, note, appuntamenti, invii e altri eventi collegati al contatto;
• i tag rappresentano stati operativi del contatto e possono essere aggiunti o rimossi manualmente, tramite import, tramite integrazioni o tramite automazioni;
• le variazioni sui tag possono essere usate come eventi per avviare o condizionare workflow, ad esempio quando un tag viene aggiunto o rimosso;
• i workflow dispongono di log di esecuzione e storico di enrollment, utili per verificare quando un contatto è entrato in un’automazione e quali azioni ha attraversato;
• gli audit log dell’account, quando disponibili per il modulo interessato, forniscono una traccia cronologica di azioni e modifiche rilevanti effettuate dagli utenti.

Per questo, una configurazione corretta dei consensi dovrebbe usare nomi di tag chiari, workflow leggibili e campi dedicati: in questo modo lo stato attuale del contatto e la cronologia delle azioni diventano più facili da verificare in caso di controllo interno, richiesta del cliente o revisione della configurazione.

Rinnovo o scadenza dei consensi

Se il Titolare decide che un consenso debba essere rinnovato dopo un certo periodo, questa regola può essere implementata tramite automazioni. Per esempio, un workflow può controllare la data di acquisizione del consenso, inviare una richiesta di rinnovo e, in assenza di conferma, rimuovere il tag relativo o escludere il contatto dalle liste operative.

Il periodo di rinnovo non è impostato universalmente dalla piattaforma. Deve essere definito dal Titolare in base alla propria informativa, alle finalità del trattamento e alle regole applicabili al proprio caso.

Cosa deve definire il cliente

Prima di configurare i consensi in Futuria CRM, il cliente dovrebbe definire almeno:

• quali finalità richiedono consenso separato;
• il testo esatto delle formule di consenso;
• il collegamento alla privacy policy o all’informativa applicabile;
• quali dati devono essere registrati come prova;
• quando un consenso deve essere considerato scaduto o da rinnovare;
• cosa deve succedere alla scadenza: rimozione del tag, esclusione dalla lista, richiesta di rinnovo, cancellazione o altra azione.

Responsabilità e limiti

Futuria CRM fornisce gli strumenti tecnici per configurare raccolta, tracciamento e automazioni relative ai consensi. La responsabilità di definire le regole privacy, i testi, le basi giuridiche, i tempi di conservazione e le modalità di rinnovo resta in capo al Titolare del trattamento.

Per configurazioni complesse, o quando devono essere recepite policy legali specifiche, è consigliabile partire dalle indicazioni del proprio consulente privacy e poi tradurle in campi, tag, smart list e workflow all’interno della piattaforma.